Modul Dokumenti - evidencija i arhiva dokumenata

Potpuna kontrola dokumenata - document management sustav pohrane

Unutar online sustava softCRM-a moguće je kreirati logičko stablo mapa u koje tada svi korisnici, a ovisno o ovlastima, spremaju svoje dokumente. Svaki djelatnik za sebe može izdvojiti mape (foldere) dokumenata do kojih često pristupa te sebi ubrzati pristup do dokumenata (Word, Excel, .PDF . PNG, JPsl. ) u tim mapama.

Ukoliko se korisnik želi osigurati da nikakve promjene na dokumentu ne mogu biti izvršene, moguće je isti rezervirati (zaključati).

U online sustavu softCRM postoji mehanizam pretplate na dokument, koji omogućava da ukoliko dođe do promjene na dokumentu, sustav će Vas obavijestiti o tome.

Kroz softCRM sustav je moguće spremati nekoliko tipova dokumenata:

• dokumenti nastali u drugim alatima (word, excel, …)
  sadržaj se automatski indeksira (za najčešće tipove dokumenata)
• drugi digitalni dokumenti (slike, ...)
• dokumenti nastali kroz editor dokumenata unutar softCRM aplikacije
  softCRM omogućuje jednostavno i komforno kreiranje i editiranje dokumenata bez potrebe za vanjskim editorima teksta
• skenirani dokumenti kroz aplikaciju
  aplikacija za Windows računala, koja omogućava jednostavno skeniranje papirnatih dokumenata te automatsko spremanje istih u sustav
• I drugi …

Cijela povijest dokumenta se prati kroz online softCRM sustav. U programsko rješenju se bilježi svaka akcija kao što je mijenjanje, brisanje, kreiranje dokumenata.

Svaka mapa može imati definirane ovlasti pristupa na nivou grupa korisnika ili na nivou samog pojedinačnog korisnika. Time je postavljanje sigurnosti pristupa do dokumenata jednostavno, ali s druge strane dovoljno fleksibilno i za najstrože zahtjeve.

U modulu dokumenti potpuno je implementiran sustav zaštite od nehotice obrisanih dokumenata. Ukoliko korisnik greškom obriše dokument, isti se može vratiti iz kante za smeće („Recycle Bin“). Ukoliko se greškom obriše dokument i iz kante za smeće, administrator sustava ga još uvijek može vratiti.
Sigurnost i pouzdanost sustava time se podiže na potpuno novi nivo.

Da bi se olakšalo korištenje modula, korisnicima se daje mogućnost korištenja nativne windows aplikacije. Time se korisniku omogućava korištenje svih poznatih načina rada sa datotekama (copy/paste dokumenta, drag and drop dokumenta), te mu se rad sa modulom ni u kojem slučaju ne mijenja u odnosu na klasične windows mape i datoteke.

Na kraju, moguće je pretraživanje kroz dokumente i mape ključnim riječima, te po samom sadržaju, imenima dokumenata, korisnicima koji su kreirali/promijenili dokument, datumu kada je dokument kreiran/promijenjen, jeziku, kategoriji itd. Time se dobiva doista odlična funkcija centralnog spremišta dokumenata i njena puna korisnost i iskoristivost.