Kako olakšati vođenje zakonski obaveznih dokumenata?

Word/excel vs. poslovna aplikacija
Za izradu dokumentacije često se koriste office alati kao što su word i excel, zbog poznavanja alata i brzog rukovanja. Izrada računa u excelu je pogodna ako se izrađuje mali broj dokumenata koji radi jedan djelatnik. Gomilanjem dokumenata upravljanje je sve teže te dolazi do grešaka, netočnih navoda i višestrukih dokumenata s istim brojem. Nemogućnost izrade javlja se i zbog obvezne fiskalizacije kada se gotovinski računi šalju na registraciju u Poreznu upravu.

U softCRM-u više djelatnika može raditi iste dokumente u isto vrijeme,  aplikacija vodi računa o dodijeli brojeva, sljednost dokumenata i prikazu odabranih podataka. Svi iznosi mogu se sumirati, a omogućen je i točan pogled stanja prihoda i troškova što je putem excela uvelike otežano.

Povezanost podataka i kontrola
Svi podaci su centralizirani i međusobno povezani. Nema potrebe za višestrukim prepisivanjem stavaka, iznosa i napomena. Izradom jednog dokumenta npr. ponude može se jednim klikom izraditi izlazni račun te otpremnica. Isti princip vrijedi i za izradu narudžbenica te ulaznih računa.

Svi izrađeni dokumenti i aktivnosti za određenu tvrtku (kupca) prikazuju se u povijesti tog kupca tako da se na jednom mjestu vidi cijela slika.

Donošenje važnih odluka
Poslovne odluke trebaju se temeljiti na stvarnim rezultatima i izvješćima. Bitno je pratiti napredak poslovanja i ostvarene rezultate kako bi se brzo uočilo odstupanje od zacrtanih ciljeva. 
softCRM omogućava lako baratanje podacima koji se mogu grupirati, filtrirat, sortirati i ispisati prema traženom kriteriju. Stanje plaćanja za pojedinog kupcu, najprodavaniji proizvod, najuspješniji blagajnik, stanje na skladištu, budžet svih projekata u tekućem mjesecu  samo su neke stvari koje se mogu provjeriti u nekoliko sekundi.

Dostupnost podataka
Prednost online poslovnih sustava je pristup podacima s bilo koje lokacije i bilo kojeg računala. Djelatnici nisu vezani za ured već u svakom trenutku  mogu provjeriti informacije koje su im bitne.

Pravovremena informacija smanjenjuje troškova jer se može brže reagirati te na taj način zadržati postojeće ili pridobiti nove kupce.

Smanjenje troškova
Pošto davatelj usluga osigurava serversku infrastrukturu, ulaganja su minimalna ili ih uopće nema. Korisnik usluge treba osigurati samo uređaj s pristupom na internet.

Poslovna dokumentacija u skladu sa zakonima RH
Kroz aplikaciju kreirana poslovna dokumentacija (ponuda, izlazni i ulazni računi, primke, izdatnice, otpremnice, međuskladišnice, kalkulacije itd.) u skladu je sa zakonskim normama Republike Hrvatske te se prilagođava stalnim promjenama i propisima na tržištu.

Povećanje efikasnosti radnika
Aplikacija povezuje glavne poslovne odjele i omogućava lakšu i bržu koordinaciju i komunikaciju između djelatnika. Ovisno o dodijeljenim nadležnostima među djelatnicima, pojedini djelatnici u svakom trenutku mogu provjeriti ako se obaveze rješavaju prema planu te da li još postoje neriješene obveze.

Svakodnevnom ažurnom evidencijom obavljenih zadataka od strane djelatnika omogućava se bolja kontrola poslovanja i praćenje odstupanja od predviđenih vremenskih ili financijskih rokova.

Napretkom tehnologije većina poslova se nastoji automatizirati kako bi se skratilo vrijeme izrade te smanjila mogućnost pogreške. Isti princip može se primijeniti i na administraciju koju su svi poslovni subjekti dužni voditi.

Poslovne aplikacije u oblaku imaju mnoge prednosti i odgovaraju na važna pitanja ključna za uspješno poslovanje. Ako još niste, isprobajte softCRM sustav potpuno besplatno!